Lean administrasjon: MMA for mer produktivitet på kontoret

Kontorproduktivitet: strømlinjeformede administrative prosesser takket være en multimomentanalyse (MMA). Foto: Shutterstock

Administrative prosesser har et verdifullt potensial for optimalisering. I tradisjonell produksjon identifiseres sløsing gjennom observasjon. Dette fungerer ikke for "kunnskapsarbeidere" som jobber med data og datamaskiner. Det er her multimomentanalysen (MMA) for indirekte områder kommer inn i bildet. En MMA avdekker ikke-verdiskapende aktiviteter i kontorer, administrasjoner og tjenesteytende virksomheter. Den statistiske metoden er et verktøy for Lean management. Den identifiserer sløsing og sørger for at såkalt "nødvendig sløsing" minimeres og overflødige administrative prosesser unngås.

Effektiv transformasjon: Ikke-verdiskapende aktiviteter blir til merverdi. Grafisk fremstilling: Lean Konsern

Spesielt på toppledernivå eller i organisasjoner med flere avdelinger er det verdt å ta et differensiert blikk på administrative aktiviteter. "Erfaringen viser at det er mye mer effektivt å omdanne ikke-verdiskapende aktiviteter til verdiskapning enn å fokusere utelukkende på å forbedre verdiskapende aktiviteter", sier Shishir Ballal, konsulent i Lean-Group.

Effektivitetstap på grunn av overflødige aktiviteter. Grafisk fremstilling: Lean Konsern

De nødvendige dataene samles inn statistisk over en lengre periode og registreres i en MMA-matrise. Deltakerne bruker spesifikke spørsmål for å registrere type og varighet av aktivitetene sine på tilfeldig valgte tidspunkter. De bruker et tallsystem i prefabrikkerte tabeller. Ved å analysere denne detaljerte og derfor svært omfattende datainnsamlingen får man et bilde av alle vanlige arbeidstrinn og hvor lang tid de tar i de indirekte delene av bedriften. Det viser hvilke prosesser som senere kan effektiviseres og organiseres bedre.

Mulige forbedringsmål etter en multi-moment-analyse. Grafisk fremstilling: Lean Gruppe

Konseptet Lean anerkjenner ulike typer sløsing. På kontoret dreier det seg for eksempel om ventetid, ineffektive møter, overflødig e-posttrafikk, uoversiktlige arkivsystemer og kjedelig leting etter informasjon. Tid som spares her, kan brukes til å skape verdier, for eksempel i byggebransjen. "På kontorer og i administrasjonen er det til og med en annen dimensjon av sløsing som spiller inn", sier Shishir Ballal. "Det er sløsingen som forårsakes av underutnyttede mennesker." Fornuftige strukturer er utformet for å utnytte medarbeidernes kompetanse og intelligens optimalt. Etter en analyse i flere ledd kan ansvarsområdene fordeles mer effektivt, kompetansen utnyttes mer produktivt og bedriftens mål nås raskere.