Lean omorganisering: Produktiv inn i den nye fremtiden

Nå er det strategisk effektivitet som gjelder. Filip Specht har erfaring med å håndtere epidemiologiske utfordringer om bord. Maskinsjefen i Lean Maritime GmbH har vært til sjøs i 30 år som tredjegenerasjons sjømann. Vi spurte ham hvordan en lean omorganisering kan lede cruiseselskaper inn i den nye fremtiden:

Hvordan hjelper Lean management cruisebransjen gjennom krisen?

"Etter hvert som covid-19-pandemien avtar, går cruisebransjen inn i en ny epoke preget av endring, en ny start i et ukjent og uutnyttet område. For eiere og operatører er hovedprioriteten nå å redusere kostnadene - samtidig som man opprettholder den samme servicekvaliteten. Det er nettopp dette man oppnår med en lean-omorganisering. Vi analyserer prosessene om bord og identifiserer forbedringspotensialet. Ved hjelp av Lean-prinsippene organiserer vi effektivt både de nødvendige nye arbeidsflytene og de som allerede er etablert. Resultatet: en betydelig forbedring av kostnader og ytelse samt en stabil prosessstruktur som gir best mulig beskyttelse mot fremtidig usikkerhet."

Filip Specht begynte sin karriere på cruiseskip i 1999 om bord på Star Cruises, M/V Superstar Leo. Siden den gang har han vært ansvarlig for den tekniske driften av cruiseskip og har hatt ansvaret for nybyggene til ulike rederier. I dag er Filip Specht sjefsingeniør og teknisk direktør i Lean Maritime GmbH. Foto: Lean Maritime

Hvordan klarer operatører og eiere å øke produktiviteten til tross for nye, strenge regler? 

"Mens effektivisering ved hjelp av Lean logikk tidligere var en fantastisk måte å optimere kostnader og ytelse på, er det nå et absolutt must for å overleve økonomisk. Mange nye forskrifter og tilhørende tilleggsoppgaver oppveies av en redusert bemanning med lav kapasitetsutnyttelse. Realistisk sett er vi derfor nødt til å demontere alle prosesser, analysere dem, sette dem sammen igjen og implementere dem i en rekke korte pilotkjøringer. Dermed er vi strengt orientert mot verdiskapningen og kan forbedre den på denne måten. I denne prosessen er det viktig å forstå Lean innad i mannskapet. Opplæring av de ansatte er derfor også en nøkkelkomponent for å øke produktiviteten."

I hvilken grad er det mulig å opprettholde en høy servicekvalitet med redusert bemanning?

"Det er gjestene som er ansvarlige for å vurdere servicekvaliteten. Vi samler inn data fra deres perspektiv og ser på hva de forventer, trenger eller ønsker om bord. Målet er å dekke disse spesifikke behovene og samtidig eliminere unødvendige eller overdrevne aktiviteter. Samtidig etablerer vi strømlinjeformede og tilpassede prosedyrer for de nye hygienereglene. Avhengig av behovet utformer vi enten disse nye prosessene på en diskret måte, eller vi presenterer dem åpent - kanskje til og med med showpreg - som en merverdi for fellesskapet om bord. Vi har en helhetlig planleggings- og prosesstilnærming som oppfyller både de emosjonelle og regulatoriske kravene, og kan reagere fleksibelt på endringer på kort varsel."

På denne måten utfyller smidig ledelse lean-logikken i den kommende omorganiseringen?

"Ja, et smidig tankesett gir utmerket støtte til Lean-metodikken i denne situasjonen. Å gå inn i det ukjente krever robuste, ikke rigide strukturer. I takt med nye medisinske funn kan spesifikasjonene endres fra uke til uke. Aerosoler er et aktuelt eksempel på dette. De krever andre hygienetiltak enn smøre- eller dråpesmitte. Det er derfor viktig å kunne integrere nye forskrifter i eksisterende prosesser når som helst - uten langvarig testing og opplæring. Derfor implementerer vi verktøy og metoder om bord som gjør det mulig å tilpasse rutinene raskt, planmessig, effektivt og fleksibelt."

Hvorfor er hygienesikkerhet så viktig? Hva er dens store mulighet?

"Cruisebransjen har alltid hatt rykte på seg for å være en petriskål full av virus og bakterier. Dette er helt uberettiget. Tallene motbeviser disse påstandene, men likevel hjemsøker slike emosjonelle antakelser offentligheten. Den store muligheten for økte hygienetiltak ligger nå i å gi cruisebransjen et renere, sunnere og samtidig mer realistisk image. Dette målet krever et felles tankesett. Hvis alle jobber hardt for å forebygge og kommunisere infeksjoner - det være seg covid-19, influensa eller mage- og tarmsykdommer - om bord, kan vi bygge solid tillit hos potensielle gjester når det gjelder helsetjenester om bord."

Helt pragmatisk: Hvilke prosesser bør omorganiseres først? 

"For det første er det viktig å følge gjestenes reise - fra det øyeblikket de bestemmer seg for å reise på cruise. Helseaspektet dominerer også denne analysen. Turoperatøren må allerede på bestillingstidspunktet vite om gjestene virkelig er i stand til å reise, og om de har noen eksisterende sykdommer. Om bord er det viktig å analysere hver eneste direkte eller indirekte interaksjon mellom gjesten og skipet. Også her vil god kommunikasjon være avgjørende for å implementere nye standarder og gi gjestene en god følelse. Den påfølgende omorganiseringen av de enkelte avdelingene vil bli forskjøvet i forhold til arbeidsintensiteten for å redusere kostnadene."

Hvorfor er det viktig å organisere de nye prosessene strategisk og effektivt fra starten av?

"Det er mye enklere og raskere å designe prosesser fra bunnen av, lære dem opp og implementere dem enn å avbryte rutiner for å endre dem. Vi tenker gjennom prosessene på forhånd, ikke først når de er etablert. Med nye rutiner har vi muligheten til å innføre smidige, smidige og feilsikre prosesser i henhold til en korrekt og detaljert plan. Det sparer mye tid og krefter."

Hvor bærekraftig er lean-omorganiseringen etter krisen?

"Grunntanken bak Lean-logikken er kontinuerlig forbedring. Hvis vi har en visjon som beriker selskapet vårt, vil vi fortsette å optimalisere virksomheten deretter. Med tanke på det store antallet prosesser i driften av et cruiseskip som ikke tilfører verdi, har vi mye å gjøre også etter krisen for å forbedre dem på en bærekraftig måte ved hjelp av Lean management."