Effektivitet i helsesektoren: Et sykehus bryter ny mark
Et ledende sykehus sto overfor store utfordringer. Til tross for høye pasienttall og høyt belegg slet sykehuset med lang ventetid og økende kostnader. Leger og sykepleiere ble overbelastet med en rekke administrative oppgaver og overdreven intern og ekstern koordinering. Disse ineffektivitetene førte til betydelig tidstap, duplisering av arbeid og mange iterative prosessløkker. Undersøkelser viste merkbar misnøye i arbeidsstyrken, noe som gjenspeiles i økende sykefravær og høyere svingninger. Det ble reist tvil om den administrative ledelsens troverdighet: «Du sier alltid at det snart blir bedre, men ingenting skjer!» Sykehusledelsen bestemte seg da for å reagere.
En omfattende analyseprosess som inkluderte multi-moment analyse (MMA), arbeidstrykkanalyse (WPA), kalenderanalyse og andre metoder avdekket de grunnleggende årsakene til disse ineffektivitetene. De mest presserende problemene lå i den høye planleggingsinnsatsen, den administrative virksomheten og de tallrike koordineringsmøtene, som tok en stor del av arbeidstiden til de dyre medisinske ressursene. Dette reduserte tiden for verdiøkende pasientbehandling betydelig. Facility management og kjøkkenprosesser ble også analysert da disse områdene også resulterte i betydelige forsinkelser og ineffektivitet.
Multi-moment analyse (MMA) registrerer og analyserer bruken av arbeidstid. Ved hjelp av en prøvetakingsmetode velges jevnlig tilfeldige, forhåndsbestemte tidspunkter for å bestemme hvilke aktiviteter de ansatte for tiden utfører. I tillegg til aktiviteten noteres også avfall, bl.a. B. IT-problemer, ventetider eller feilrettinger. Det noteres omtrent 10-15 tidpunkter per dag og opptaket strekker seg vanligvis over to uker. For den enkelte ansatte betyr dette ikke mer enn 10 minutter ekstra innsats per dag. Dataene er anonymisert og sentralt aggregert for å gi et presist bilde av tidsbruken på sykehuset. Resultatene gir konkrete indikasjoner på optimaliseringsprioriteringer.
Arbeidspressanalysen (WPA) evaluerer den daglige arbeidsbelastningen og tilfredsheten til ansatte. På slutten av hver dag skriver den ansatte ned om det var en vellykket arbeidsdag for ham eller om arbeidsproduktiviteten hans ble forstyrret av ulike faktorer. Ved å samle inn og analysere data om arbeidstid identifiseres overtid og subjektiv oppfatning av arbeidsbelastning, overbelastning og misnøye. Denne metoden gjør det mulig å utvikle målrettede tiltak for å bedre arbeidsforholdene og redusere stressfaktorer.
Under skyggelegging følger en observatør en ansatt i arbeidshverdagen for å få en dyp forståelse av de faktiske arbeidsprosessene og utfordringene. Denne metoden muliggjør praktisk innsikt i daglige aktiviteter og identifiserer potensielle tilnærminger for forbedring direkte på stedet.
Ved hjelp av en rekke intervjuer og skyggelegging på tvers av alle avdelinger og hierarkier, fikk ekspertene en dyp forståelse av de daglige prosessene og utfordringene. Målrettede tiltak for prosessoptimalisering ble deretter utviklet og prioritert, inkludert en betydelig effektivisering av kommunikasjonsprosesser og formater samt innføring av nye lean og digitale prosesser.
Ved å implementere disse tiltakene kunne sykehuset øke effektiviteten betydelig. Redusert administrativ innsats og optimalisering av kommunikasjonsprosesser førte til 20 % reduksjon i ventetid og 15 % reduksjon i arbeidstid. Prosessene i facility management og på sykehuskjøkkenet ble også betydelig forbedret, noe som førte til raskere og mer effektiv behandling av pasientene. Samlet sett førte de ulike tilnærmingene til en dobling av merverdien i operativ pasientbehandling. På grunn av større overholdelse av avtaler og forbedret kvalitet på pasientbehandlingen økte pasienttilfredsheten betydelig.
Oppsummert kan det sies at man ved å variere analysemetoder kan identifisere ineffektive prosesser og arbeidsmetoder pålitelig for deretter å fastsette forbedringstiltakene. Den anonymiserte prosessen fremmer alle interessegruppers åpenhet for å analysere arbeidsmengde og effektivitet og støtter gjennomføringen av tiltakene. Den individuelle analysen av arbeidsmåten gjør at deltakerne ofte selvstendig kan oppnå betydelige forbedringer.